1. Inleiding
Ons koor is opgericht op 1 maart 1997 als Reformatorische Oratoriumvereniging met de Italiaanse naam ‘Canto di Lode’. Deze naam betekent: Lofzang. De grondslag van onze vereniging is het Woord van God en de daarop gegronde Drie Formulieren van Enigheid. Dat zijn de Heidelbergse Catechismus, de Nederlandse Geloofsbelijdenis en de Dordtse Leerregels. Iedereen die met deze grondslag kan instemmen, is van harte welkom.
Het koor heeft zich vanaf de oprichting als doel gesteld: het beoefenen en bevorderen van de zangkunst, alsook het versterken van de band tussen haar leden onderling. We zijn hier actief
mee bezig geweest en ondertussen mogen we spreken van een koor met een eigen karakter, identiteit en uitstraling. We zijn inmiddels een volwaardige oratoriumvereniging en willen in de komende jaren dit niveau vasthouden en optimaliseren. Tevens willen we het repertoire uitbreiden.
Om de doelstelling van de vereniging verder uit te werken voor de toekomst is dit beleidsplan geschreven. Er wordt uiteengezet waarvoor we in de toekomst met elkaar willen staan. We kunnen
dit beleidsplan zien als een update en vervolg van de eerdere beleidsplannen.
De doelstellingen van het beleidsplan kunnen we als volgt formuleren:
● richtlijn voor het handelen van het bestuur;
● informatie voor nieuwe bestuursleden;
● informatie richting (nieuwe) koorleden;
● het kunnen aantonen van een deugdelijk beleid; dit is van belang bij onze contacten met de fiscus, subsidieverstrekkers of andere belanghebbenden.
Het beleidsplan bevat een terugblik: hoe we het in de afgelopen jaren hebben gedaan. Vervolgens een hoofdstuk waarin uiteengezet wordt wat onze doelen de komende jaren zijn en hoe we hieraan willen werken. Beleid maken heeft ook financiële consequenties. Daarom wordt in het
hoofdstuk “financieel beleid” hiervan een verantwoording gegeven. Tot slot willen we ook het sociale aspect van de vereniging niet vergeten. Hier wordt in het laatste hoofdstuk op ingegaan.
Het is volstrekt niet onze bedoeling met dit beleidsplan groots te doen. En het mag zeker niet zo zijn dat dit stuk een stoffig karakter krijgt of een eigen leven gaat leiden en daarmee los van de leden komt te staan. Het moet veel meer gezien worden in het licht van een open relatie tussen bestuur en leden.
Bij het maken van onze plannen zijn we er ons van bewust dat we daarbij afhankelijk zijn van God, onze Schepper, of Hij ons werk wil zegenen. Daarbij beseffen we maar al te goed dat voor alle plannen geldt: Deo volente.
Maart 2024
Het bestuur
2. Terugblik op de afgelopen jaren
2.1. Corona
De vereniging bestaat inmiddels 27 jaar waarbij we vele jaren samen muziek hebben gemaakt. In 2019 zijn we verder gegaan met de plannen voor de concerten en veel gemusiceerd totdat in 2020
corona er voor zorgde dat alles stil kwam te liggen. Dit heeft een lange nasleep gehad met maandenlang geen repetities. In 2021 zijn we weer gestart met een afgeslankte versie voor wat betreft de leden. Gelukkig is daar het afgelopen jaar een positieve wending waardoor het ledenaantal weer groeit.
2.2. Repertoire
We hebben gewerkt aan de opbouw van ons repertoire en ons daarbij ook gericht op de grotere en langere werken, afgewisseld met relatief korte koorwerken.
Eerder voerden wij al grote werken uit zoals de ‘Matthäus Passion’ en ‘Johannes Passion’ van J.S. Bach, de ‘Messiah’ (G.F. Händel), ‘Ein deutsches Requiem’ (J. Brahms), ‘de Elias’ (F. Mendelssohn Bartholdy) en cantates uit het ‘Weinachtsoratorium’ (J.S. Bach). In de afgelopen vier jaar hebben we, mede door corona, minder grote werken uitgevoerd, alleen de ‘Messiah’ (G.F. Händel). Daarnaast hebben we nieuw repertoire gezongen in de vorm van Choral Evensongs en andere concerten.
2.3. Het bestuur
Het bestuur werkte op een prettige manier met elkaar samen. De taken zijn binnen het bestuur zo evenwichtig mogelijk verdeeld. De bestuursleden voelden zich zeer betrokken en verantwoordelijk.
Het bestuur bestond uit 5 leden. Er was 1 vacature. Omdat de penningmeester bij het uitvoeren van de praktische financiële zaken wordt ondersteund door het lid Arie Elshout, is deze vacature
ondanks een aantal pogingen nog niet vervuld.
2.4. Dirigent
Met Rinus Verhage hebben we een uitstekende dirigent die het koor de afgelopen jaren enorm wist te motiveren. Mede door zijn stimulerende en artistieke wijze van leidinggeven hebben wij nu het niveau bereikt waarop we nu zingen. Rinus Verhage heeft tijdig aangegeven om in 2023 het stokje over te dragen. Daarvoor zijn we in 2022 gestart met een zoektocht, het opstellen van een profielschets en sollicitatiecommissie. Dit heeft geresulteerd in de aanstelling van Gerard de Wit als nieuwe dirigent per december 2023.
2.5. De repetities
Over het algemeen kan gezegd worden dat de wekelijkse repetities trouw bezocht werden. Alleen bij het repeteren van werken met minder uitdaging zagen we de opkomst teruglopen. Middels de presentielijsten wordt bijgehouden hoe vaak koorleden aanwezig zijn. Een koorlid dat frequent afwezig is, wordt hierover benaderd. Veelvuldige afwezigheid kan consequenties hebben voor het meedoen aan een concert. Voor de repetities maken we gebruik van de kerkzaal van de
Ontmoetingskerk in Capelle aan den IJssel.
2.6. Stemverhoudingen
De stemverhoudingen waren over het algemeen goed. Echter de afgelopen jaren is de tenorpartij flink uitgedund, hierdoor is er een onbalans tussen de verschillende partijen en wordt dit deels
ingevuld door projectleden of leden vanuit andere partijen.
3. De jaren 2019- 2023
3.1. Inleiding: doelstelling
De weg die bij de oprichting van de vereniging is ingeslagen, willen we in de komende jaren vervolgen, nl. het koor doorontwikkelen tot een kwalitatief goed koor dat de grote koorwerken en oratoria op het repertoire heeft. Om deze doelstelling te bereiken, stelt het bestuur in de komende jaren het bestuur het volgende beleid voor ogen.
3.2. Samenstelling koor
Er wordt gestreefd naar een evenwichtige stemverdeling. De met de dirigent afgesproken stemverhoudingen, sopranen 35%, alten 35%, tenoren 15% en bassen 15%, blijven van kracht.
Omdat op dit moment de stemverhoudingen verstoord zijn door te weinig tenoren, bezint het bestuur samen met het koor zich op de mogelijkheden om dit te veranderen.
3.3. Functioneren bestuur
Het bestuur functioneert binnen de grenzen, zoals aangegeven in de statuten. Dit betekent dat bij belangrijke besluiten de leden worden betrokken. Het beleid van het bestuur is erop gericht de
leden zo goed mogelijk te informeren over belangrijke zaken binnen de vereniging. Het bestuur stelt het zeer op prijs als leden positief kritisch meedenken. Dit is een onmisbaar aspect voor het goed functioneren van een vereniging.
De taken en rollen binnen het bestuur zijn goed geformuleerd en er is een duidelijke werkstructuur. Dit om ook in de toekomst op een eenduidige wijze te kunnen blijven functioneren, ook als er bestuursmutaties optreden. Taken, procedures en afspraken zijn voor elk bestuurslid vastgelegd.
Tot nu toe zijn de volgende procedures opgenomen in een logboek:
- bestuursdeclaraties;
- stemtesten;
- lidmaatschap;
- taakverdeling bestuur;
- jaarplanning;
- geldwerving;
- draaiboek concerten.
3.4. Artistiek beleid
Om de beoogde doelstelling te bereiken heeft het bestuur het volgende traject uitgezet:
3.4.1. Jaarlijkse evaluatie met de dirigent
Jaarlijks is er een evaluatie tussen het bestuur en de dirigent. Hierbij wordt gekeken naar het functioneren van koor en dirigent.
3.4.2. Stemtest nieuwe leden
Er zal bij de stemtest van nieuwe leden gelet worden op geschiktheid. Hiervoor is een protocol vastgesteld en in de Procedure Lidmaatschap opgenomen. De volgende aspecten worden beoordeeld: resonantie, ademhaling, intonatie, beheersing notenschrift, stemomvang en iets
zingen naar eigen keuze. Het zwaartepunt ligt op een goede zuiverheid van de stem.
4. Financieel beleid
4.1. Inleiding
Het financieel beleid van de vereniging vormt een onderdeel van het gehele verenigingsbeleid. Het verenigingsbeleid geeft de kaders aan waarbinnen het financieel beleid kan worden uitgevoerd.
De eerste verantwoordelijkheid voor het maken en uitvoeren van het financieel beleid ligt bij de penningmeester. Het doel van het financieel beleid is het creëren van een gezonde financiële situatie voor de vereniging. Dit houdt niet in dat er wordt gestreefd naar een zo hoog mogelijk positief resultaat, maar naar een situatie waarbij de doelstellingen van de vereniging kunnen worden gerealiseerd (nl. het houden van repetities en concerten) en dat op langere termijn.
4.2. Uitgangspunten
De uitgangspunten die de vereniging voor het financieel beleid hanteert zijn:
- naleving van wet- en regelgeving;
- verantwoordingen inzichtelijkheid;
- zekerheid en continuïteit.
Hieronder zullen deze uitgangspunten worden uitgewerkt.
4.2.1. Naleving van wet- en regelgeving
Het bestuur wil het belang benadrukken van het naleven van wet- en regelgeving. Dit is niet alleen ter vermijding van juridische perikelen. Als reformatorische vereniging hebben we ook een voorbeeldfunctie en wij moeten hierop aanspreekbaar zijn. Een van de zaken die we willen
onderzoeken is of het mogelijk is om een ANBI-beschikking aan te vragen.
Vergoedingen en honoraria aan medewerkenden van concerten, zoals solisten en organisten, worden uitbetaald met inhouding en afdracht van loonheffing en sociale premies. Voor de contractuele en administratieve afwikkeling hiervan maakt de vereniging meestal gebruik van de
diensten van het Kunstenaars Contract Bureau van de KCZB.
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG gaat over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens mogen alleen
worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Dat houdt in ieder geval in dat we als vereniging een beleid moeten voeren met betrekking tot de bij ons opgeslagen persoonsgegevens.
4.2.2. Verantwoording en inzichtelijkheid
De penningmeester legt in de bestuursvergaderingen verantwoording af over het financieel beleid.
'Financiën' vormt een vast punt op de agenda van deze vergaderingen. Jaarlijks legt de penningmeester namens het bestuur verantwoording af van het door haar gevoerde financieel
beleid in de vorm van het financieel verslag. Dit verslag wordt opgesteld volgens grondslagen die
algemeen aanvaard zijn voor de financiële verslaggeving. Het belangrijkste doel van het financieel
verslag is het afleggen van verantwoording en het inzicht geven in de financiële positie van de
vereniging. Het verslag dient een getrouw beeld te geven van de activiteiten van de vereniging.
Het bestuur zal er naar streven zo helder en duidelijk mogelijk te zijn in het verslag.
4.2.3. Zekerheid en continuïteit
Het bestuur streeft naar het bereiken van zekerheid en continuïteit in het financiële beleid door het maken van zoveel mogelijk eenduidige schriftelijke afspraken. Voorbeelden hiervan zijn:
- interne afspraken: de hoofdlijnen hiervoor zijn vastgelegd in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Twee verdere uitwerkingen hiervan zijn de Procedure Lidmaatschap en het Reglement Bestuursdeclaraties;
- afspraken met derden: deze worden altijd op schrift gesteld, bijvoorbeeld met de dirigent,
de Ontmoetingskerk, medewerkenden aan concerten (deze contracten worden door een professioneel bureau opgesteld, namelijk het Kunstenaars Contract Bureau waarvan wij door ons lidmaatschap van de KCZB zonder extra kosten gebruik kunnen maken).
4.3. Onderdelen van het financieel beleid
4.3.1. Contributie
De belangrijkste bron van inkomsten is de contributie door de leden. Op de ALV wordt dit punt aan de orde gesteld. Uitgangspunt voor het vaststellen van de hoogte van de contributie zijn:
- reguliere concerten worden kostendekkend georganiseerd;
ook rekening gehouden met overige inkomsten (zie ook hieronder) echter voor een beperkt deel in verband met de onzekerheid van overige inkomsten;
- het bestuur gaat uit van een streefniveau van de algemene reserve dat als volgt wordt berekend:
50% van de inkomsten van algemene activiteiten in jaar x
Min: 150% van de uitgaven van algemene activiteiten in jaar x -/-
Is: Streefniveau algemene reserve aan het eind van jaar x = De mate van afwijking tussen het berekende streefniveau en de werkelijke stand van de algemene reserve aan het eind van jaar x geeft de wenselijkheid weer van een contributieverhoging.
Het innen van contributie en bijv. rekeningen van partituren gebeurt bij voorkeur via automatische incasso. Op deze manier is het innen, controleren en verwerken van deze inkomsten veel eenvoudiger geworden.
4.3.2. Overige inkomsten
Naast contributies kent de vereniging ook overige inkomsten, deze bestaan uit:
- redelijk zekere en te begroten inkomsten: dit zijn rentebaten;
- onzekere en niet te begroten inkomsten: bijvoorbeeld advertentie-inkomsten, giften,
verkoopacties, incidentele subsidies etc.
Bij het uitzetten van het financieel beleid wordt zo min mogelijk uitgegaan van de onzekere
inkomsten.
Om geldwerving integraal onderdeel van het beleid te laten zijn, is er een geldwervingscommissie,
waarin ook een bestuurslid zit, tevens wordt er actief gewerkt aan fondsenwerving.
4.3.3. Kostenbeheersing
Het bestuur zal steeds zoeken naar mogelijkheden om tegen zo laag mogelijke kosten de secretariaat- en bestuurswerkzaamheden uit te voeren (bijvoorbeeld door carpoolen). De bestuurskostenvergoedingen worden geregeld in het Reglement Bestuursdeclaraties. De vergoedingen die worden verstrekt aan bestuursleden hebben uitsluitend betrekking op werkelijk gemaakte kosten ten behoeve van de vereniging. Bestuursleden kunnen geen aanspraak maken op vergoedingen voor bestede tijd, bestuurswerk is vrijwilligerswerk.
4.3.4. Liquide middelen
Het beheer van de (tijdelijke) overschotten wordt gekenmerkt door zekerheid. Belegging vindt alleen plaats in spaarrekeningen of deposito's bij solide instellingen. De vereniging zal in principe geen leningen aan derden verstrekken tenzij noodzakelijk voor de realisatie van de doelen van de vereniging. Het saldo van de lopende rekening en van het contante kasgeld wordt steeds zo laag mogelijk gehouden.
5. Persoonlijke contacten en verantwoordelijkheden
5.1. Inleiding
Persoonlijke contacten zijn een wezenlijk onderdeel van het gehele verenigingsbeleid. Het doel is een positieve bijdrage te leveren aan het ontstaan en versterken van een band van goede
verstandhouding en saamhorigheid tussen de leden onderling.
5.2. Realisatie
In de eerste plaats wil het bestuur benadrukken dat realisatie van bovengenoemde doelstelling een zaak is waarbij allen persoonlijk betrokken zijn en worden. We willen dit doen aan de hand
van de volgende punten:
- bezinning op onze taak in dezen;
- praktische uitwerking hiervan.
5.2.1. Bezinning op onze taak
Als leden van een reformatorische vereniging zijn we geroepen om een open oog te hebben voor elkaar. Het Woord van God - en dat is toch onze grondslag - mag ons ook hierin een Leidsman
zijn. Als ieder lid in alle bescheidenheid zijn taak in dezen verstaat zal dit een onderlinge band geven en ook verder versterken.
5.2.2. Praktische uitwerking
Vanaf de oprichting van onze vereniging is de gewoonte geweest mee te leven met leden in zowel blijde als verdrietige dagen. Wij willen dit beleid ongewijzigd voortzetten. Een kleine blijk van meeleven kan zo veel betekenen.
Ook tijdens de repetities is het een goede zaak als ervaren wordt dat er belangstelling voor elkaar is. Laten we in het bijzonder denken aan leden die alleen komen en mogelijk geen bekenden op de vereniging hebben. Ook nieuwe leden opvangen is een zaak die onze aandacht dient te
hebben.
5.3. Lief en leed
Voor zover het lief en leed bekend is bij het bestuur, wordt meegeleefd met leden door middel van een kaart of een telefoontje. In een aantal gevallen komt er ook een cadeautje aan te pas. De lief-en- leed pot werkt wat dat betreft goed. Dit wordt gewaardeerd.
5.4. Onderlinge contacten
De onderlinge sfeer is goed te noemen. De pauzes tijdens repetities en concerten verlopen geanimeerd. Er wordt op gelet dat de pauzes niet te lang duren.